Kako započeti mail

Kako započeti mail i osnove poslovnog bontona

U današnje vrijeme kada se u privatnoj komunikaciji koristimo raznim aplikacijama, još uvijek je u poslovnoj komunikaciji mail vladajući oblik komunikacije koji predstavlja oblik komuniciranja sa kolegama unutar tvrtke, poslovnim partnerima tvrtke ili raznim državnim institucijama. Prilikom pisanja maila uvijek trebate imati na umu da mail treba biti kratak, sažet, jasan i pregledan. Trebate svakako pripaziti na način kako započeti mail jer struktura i početak maila vas predstavlja u poslovnoj komunikaciji, a mail ima u pravnom smislu zakonsku snagu ugovora, pa stoga svakako trebate paziti što pišete jer mail predstavlja pisani trag komunikacije.

Nekoliko je važnih detalja koji će pomoći kako započeti mail koji će vas usmjeriti u osnove poslovnog bontona internetske komunikacije. Prvo trebate odlučiti kome je mail usmjeren, te tko treba biti samo informiran o sadržaju vašeg maila. Sljedeće na što treba paziti je naslov maila koji treba predstavljati skraćeni sadržaj maila.

Oslovljavanje je prvo što ćete u sadržaju maila navesti i vrlo je važno na koji način ćete nekoga osloviti, zavisno o tome pišete li poznatoj ili nepoznatoj osobi. Nakon oslovljavanja ili uvodnog pozdrava slijedi sadržaj, a sadržaj je od uvodnog pozdrav potrebno odvojiti praznim retkom.

Kako započeti mail naziv maila i kome šaljete mail

Kako započeti mail u poslovnoj komunikaciji ovisi o tome kome pišete, te tko o vašem mailu treba biti informiran. O tome kome ćete pisati usko je vezano uz sam sadržaj vašeg maila, jer ponekad ćete pisati samo jednoj osobi, bez da u poljima za: i info: navedete ikoga, već samo jednu osobu.

Dakle, prvo odredite kome šaljete mail i njihove mail adrese stavljate u polja za; od tih osoba očekujete odgovor ili neku akciju. Osobe koje navodite ispod u polju info; su osobe koje o sadržaju vašeg maila trebaju biti informirane i od njih ne očekujete niti odgovor niti neku aktivnost.

U poslovnoj komunikaciji, te kako započeti mail sljedeća je važna stvar, a to je naziv odnosno kratki sadržaj maila. Svaka osoba koja će primiti vaš mail će prema nazivu maila shvatiti što je bit vašeg maila te prema tome i dalje postupati sa vašim mailom. Na primjer ako pišete o prodajnoj cijeni nekog proizvoda naziv maila može biti: Prodajna cijena u asortimanu, ili Prodajna cijena zamrzivača ako se o tome radi.

Kako započeti mail oslovljavanje, uvod i sadržaj

Način kako započeti mail svakako treba sa oslovljavanjem primatelja vašeg maila. Ukoliko mail šaljete nepoznatoj osobi za koju ne znate spol oslovit ćete sa Poštovana/i, i nastaviti mail. Međutim, ukoliko vam je poznata osoba kojoj pišete mail također da biste iskazali poštovanje započet ćete sa na primjer Poštovani gospodine Babić, ili Poštovana gospođo Belić. Uvijek u tom uvodnom pozdravu ako pišete osobi sa kojom niste bliski u smislu da se oslovljavate imenima, navodite prezimena, te gospođa ili gospodine.

Ukoliko pišete osobi sa kojom već imate neformalni odnos i sa kojom se dobro poznajete, jasno je kako započeti mail, neformalno na primjer: Pozdrav Ivo, ili Draga Ana, ovisno kakav odnos sa tom osobom imate. Također, ako pišete mail koji ste usmjerili na dvije osobe možete navesti u formalnom pozdravu oba prezimena i neformalnom odnosu oba imena.

Uvod vašeg maila je prva rečenica kojom započinjete svoj mail, pa ovisno kome pišete može biti služben ili neslužben, na primjer Nadam se da ste dobro. ili možete već u uvodu započeti sa opisom sadržaja maila na primjer: obraćam vam se sa molbom. ili temeljem našeg telefonskog razgovora. i slično.

Sadržaj vašeg maila treba biti kratak i jasan, bez pretjeranih detalja i stručnih izraza pogotovo ako pišete osobi koja je drugačije struke od vaše. Dugačke i opširne mailove nitko ne čita, već kratke u kojima ćete istaknuti osnovne točke, pregledno, te eventualno predložiti termin za sastanak u kojem možete objasniti ili prezentirati detalje. U mailu je najvažnije da čitatelj shvati svrhu vašeg maila, te ukoliko tražite odgovor ili neku akciju da to jasno naglasite, bez upotrebe crvene boje, uskličnika, velikih slova jer to su u pisanom obliku načini nepristojne komunikacije označavajući naredbe, vikanje i slično, a tome svakako nema mjesta u poslovnoj komunikaciji.